Terms and Conditions

General Terms and Conditions of (B2C) U-Retreat e.U. –  applying from March 2019

 

  1. Applicability

All transactions between the customer and the U-Retreat e.U. (in short, “U-Retreat”) are subject to these terms and conditions (in short, “Terms”) exclusively. By signing the reservation or the booking form, the customer acknowledges the validity of the Terms for the objective transaction. Deviating or additional agreements to these Terms must be concluded in writing. Should individual provisions of these Terms be ineffective, this shall not affect the effectiveness of the remaining provisions and the transactions concluded on their basis. The ineffective provision shall be replaced by an effective one that comes closest to its purpose.

 

  1. Subject of transactions

2.1       U-Retreat is an event agency that plans, designs, organizes and realizes the “U-Retreat” event (in short “Event”). The focus of the Event is a yoga, meditation and cultural encounter, though the exact schedule of activities may vary, depending on the exact Event dates and will be listed in detail in the booking quotation requested by the customer. The arrival / flight to the event must be booked and organized separately by the customer: U-Retreat will gladly provide the contact to selected travel partners. The customer travels at his own responsibility.

2.2       U-Retreat reserves the right to offer optional additional program components or acitivities on site, in the course of the Event, against or without any additional charge. These program components or activities may be carried out by the U-Retreat Team or a professional partner company. U-Retreat accepts no responsibility for activites or program components, offered and / or organized by third parties outside its control.

  1. Conclusion of contracts

The basis of the contractual relationship between U-Retreat and the customer is the respective booking quotation submitted to the customer in which all included services (scope of services) as well as the total price are recorded. The booking quotations of U-Retreat are non-binding. Customer’s reservation become effective upon signing, submitting to U-Retreat and making a down payment to U-Retreat. Reservations of the customer, however, shall only be deemed accepted with written order confirmation from U-Retreat.

 

  1. Terms of payment

Down payment of 40% of the total price – due at the same time as the customer reservation is submitted. Final payment of 60% of the total price – due 9 weeks before the start of the Event.

  1. Cancellation conditions

In case of customer cancellation no later than 4 weeks before the start of the Event, 60% of the total price will be refunded. In case of later customer cancellations, a refund is no longer possible for organizational reasons. Premature terminations or non-attendance of the Event does not entitle the customer to a refund. If the customer notifies in writing, at least 4 weeks before the start of the Event, by submitting the relevant documents, that he was unable to attend the Event due to missing entry visa, even though the entry visa has been applied for in good time, he is entitled to a full refund of the total price paid. All cancellations must be sent to the following e-mail address: office@u-retreat.com

By transferring the refund back, the bank costs will be paid by the guest and not carried by U-Retreat.

 

  1. Obligation to co-operate

The customer has to make sure, before the start of the Event, that he is healthy and physically fit enough to participate in the Event program. The Event is not designed to enable the participation of children or people with disabilities. U-Retreat strongly recommends that customers transact a suitable travel insurance, which ideally takes into account the consequences of injuries, medical emergencies, repatriation and non-commencement of travel, and includes private liability for any kind of damages as well.

 

  1. Modification, cancellation or premature termination of the Event

7.1       If the number of participants does not reach the required minimum number 30 days before the start of the Event, U-Retreat is entitled to cancel the Event and inform the customer immediately. In this case, the total price will be refunded in full, but not the cost of travel, airline tickets and other related costs and expenses incurred by the customer.

7.2       If an essential Event component (teacher, lecturer, location, caterer) fails before the Event begins, U-Retreat has the right, at its sole discretion, to find a substitute or cancel the Event. In this case, the total price will be refunded in full, but not the cost of travel, airline tickets and other related costs and expenses incurred by the customer.

7.3       U-Retreat will inform the customer immediately about changes or deviations of individual services, which become necessary after the conclusion of the transaction. Insofar as the deviations do not significantly affect the agreed scope of services, the customer is not entitled to any refund. These include, in particular, but are not limited to program changes due to staff shortages, delays, technical problems or capacity bottlenecks.

7.4       In the event of cancellation, deviation or premature termination of the Event due to force majeure, in particular due to weather conditions, illnesses, energy or supply bottlenecks, natural events such as fire, flood and storm, riots, currency deficiency etc. U-Retreat cannot be held responsible and customers are not entitled to refund.

  1. Instructions and special warnings

 

The customer is urged to comply with all instructions and safety orders provided by the U-Retreat Team. Any detrimental consequences resulting from non-compliance with the instructions are the responsibility of the customer. Some of the activities or program components in the course of the Event may require special physical fitness and / or include an increased risk of injury. The customer expressly acknowledges these risks at the time of the conclusion of the transaction and indemnifies U-Retreat from all claims that may arise, in particular due to damage, injuries, deaths etc.

 

 

 

  1. Animals

Taking animals along to the Event is not permitted.

  1. Warranty

The customer must report any defects or complaints to a member of the U-Retreat Team or U-Retreat office without any delay, but in all events in writing at least within 7 days after the beginning of the Event, using the following e-mail address: office@u-retreat.com,  and describing the defect; otherwise, the services rendered by U-Retreat and the entire Event is considered approved and any warranty claims or any other claims for compensation are forfeited. The warranty of U-Retreat is limited to the entitlement to rectification, replacement or supplementation of the missing.

 

  1. Disclaimer

11.1     In cases of slight negligence, U-Retreat and its employees, contractors or other vicarious agents are not liable for any damage to property or pecuniary loss, regardless of whether it is a matter of direct or indirect damage, loss of profit or consequential damage, damage due to delay, impossibility, breach of contract, default at conclusion of contract, or damage due to faulty or incomplete performance. The claiming party has to prove the existence of gross negligence.

Furthermore, U-Retreat is not liable for omissions, defaults or late fulfillment of contractual obligations if these are due to causes of force majeure or causes beyond the control of U-Retreat.

Claims for compensation against U-Retreat become statute-barred within 3 months from knowledge of the damage and the damaging party, but no later than 3 years after rendered services, unless they have been asserted in court during this time.

11.2     Location

The location may only be used for the organization of the Event and accommodation of the participants. Offensive, harassing, dangerous or illegal acts are strictly prohibited to the customer to prevent any harassment and Event disturbance to other event participants, the U-Retreat Team or location keepers. U-Retreat reserves the right, in the event of a breach of this condition, to terminate the event prematurely for the respective customer and to instruct him to leave the location immediately. In this case, the customer is neither entitled to a claim for reimbursement of the paid Event price nor to claim for any other consequential damages on the part of the customer.

In all other cases, U-Retreat assumes no responsibility towards the customer for the behavior of other Event participants.

11.3     Health

U-Retreat accepts no liability for injuries sustained during the use of the location or in the course of activities during the Event. U-Retreat also assumes no responsibility for the consequences of any illness that may occur during the Event.

11.4     Property items

U-Retreat is not liable for loss, theft or damage to luggage, valuables or other personal belongings during the Event.

11.5     Event disturbance

U-Retreat undertakes every effort to make the Event as relaxing and enjoyable as possible for all participants and to avoid or minimize all disturbances and interruptions within its control and influence. However, U-Retreat assumes no responsibility for any disturbances or emissions (in particular noise, dust, dirt or odor) outside its control, such as those that may occur during remodeling, excavation or renovation work in the vicinity of the location.

  1. Copyright and work protection

All works and services rendered by U-Retreat, including those in presentations (eg suggestions, ideas, sketches, concepts, draft texts, programs, documentation, etc.), as well as individual parts thereof, images, illustrations, including all information displayed on its website remain unrestricted property of U-Retreat, may not be modified, copied or otherwise used by the customer.

Images, inputs, contents and texts originating from contractual partners or third parties are used by U-Retreat with their explicit consent.

  1. Data Protection

The customer is informed that his personal data will be determined, stored and processed as part of the request, quotation and transaction. All personal data are automatically stored and processed by U-Retreat in the course of pre-contractual measures and in fulfillment of the contractual relationship, in compliance with the provisions of the respectively valid version of the Telecommunications Act, including succession laws and in compliance with applicable data protection provisions. This data will be used by U-Retreat for the purposes of further development, needs analysis, customer service, customer care and quotations, as well as direct marketing activities of U-Retreat.

 

In particular, the customer hereby grants his consent to be contacted by U-Retreat for advertising purposes by telephone, e-mail, SMS or fax. This consent can be revoked by the customer towards U-Retreat at any time under the email E-mail address:office@u-retreat.com

 

Any further information and details regarding the processing of personal data can be found in the privacy policy document on the U-Retreat website: www.u-retreat.com

 

  1. Miscellaneous

14.1     The place of fulfillment is generally the location of U-Retreat. In the case of Events for which on-site support has been agreed, the place of fulfillment is the place where the Event takes place.

14.2.    The place of jurisdiction for all present and future claims arising out of or in connection with the contractual relation is the Austrian court having jurisdiction over the registered office of U-Retreat. For legal transactions with consumers in terms of § 1 para. 1 no. 2 Austrian Consumer Act in its valid version, this jurisdiction only applies insofar as it does not contradict the mandatory provisions of consumer law.

14.3     Austrian substantive law applies exclusively, excluding any conflict in law provisions.

14.4     The effectiveness of the above Terms is not affected by the fact that one or more of the provisions – regardless of the legal grounds – turns out to be or becomes invalid or void, in whole or partially. In this event the ineffective provision shall be replaced by an effective one, economically closest to it.

Allgemeine Geschäftsbedingungen (B2C) des U-Retreat e.U. – Stand März 2019

 

  1. Geltungsbereich

Für sämtliche Geschäfte zwischen dem Kunden und dem U-Retreat e.U. (in Folge kurz „U-Retreat“) gelten ausschließlich diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (in Folge kurz „AGB“). Der Kunde erkennt durch die Unterfertigung der Bestellung bzw. des Auftrages die Gültigkeit der AGB für das zugrundeliegende Geschäft an. Von diesen AGB abweichende oder ergänzende Vereinbarungen bedürfen der Schriftform. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein, so berührt dies die Verbindlichkeit der übrigen Bestimmungen und der unter ihrer Zugrundelegung geschlossenen Verträge nicht. Die unwirksame Bestimmung ist durch eine wirksame, die ihr dem Sinn und Zweck am nächsten kommt, zu ersetzen.

 

  1. Vertragsgegenstand

2.1       U-Retreat als Eventagentur plant, gestaltet, organisiert und realisiert das „U-Retreat“ Event (in Folge kurz „Event“). Schwerpunkt des Events ist eine Yoga-Meditations- und Kulturveranstaltung, deren genaue Programmgestaltung je nach Termin variieren kann und dem vom Kunden angeforderten Angebot detailliert zu entnehmen ist. Die Anreise/Flug zum Event muss vom Kunden gesondert gebucht und organisiert werden: U-Retreat stellt auf Anfrage gerne den Kontakt zu ausgewählten Reisepartnern seines Vertrauens zur Verfügung. Der Kunde reist auf eigene Verantwortung.

2.2       U-Retreat behält sich das Recht vor, im Zuge des Events optionale Zusatzprogrammpunkte gegen oder ohne einen Aufpreis vor Ort anzubieten.  Diese Programmpunkte können vom U-Retreat Team oder einem professionellen Partnerunternehmen durchgeführt werden. U-Retreat übernimmt keine Verantwortung für Angebote oder Veranstaltungen Dritter, die außerhalb seiner Kontrolle angeboten und/oder organisiert werden.

 

  1. Vertragsschluss

Grundlage der Geschäftsbeziehungen zwischen U-Retreat und dem Kunden ist das jeweilige, dem Kunden übermittelte Angebot, in dem alle vereinbarten Dienstleistungen (Leistungsumfang) sowie der Gesamtpreis festgehalten werden. Die Angebote von U-Retreat sind freibleibend. Bestellungen des Kunden werden mit Unterzeichnung, Übermittlung an U-Retreat und Leistung einer Anzahlung an U-Retreat rechtswirksam. Bestellungen des Kunden gelten jedoch erst mit schriftlicher Auftragsbestätigung von U-Retreat als angenommen.

 

  1. Zahlungsbedingungen

Anzahlung in Höhe von 40% des Gesamtpreises – fällig zugleich mit der Übermittlung der Kundenbestellung. Restzahlung in Höhe von 60% des Gesamtpreises – fällig 9 Wochen vor Eventbeginn.

 

  1. Rücktritts- und Stornobedingungen

Im Fall von Kundenstornierungen bis spätestens 4 Wochen vor Eventbeginn, werden 60% des Gesamtpreises rückerstattet. Im Falle späterer Kundenstornierungen ist eine Rückerstattung aus organisatorischen Gründen nicht mehr möglich. Vorzeitige Abbrüche oder Nichtbesuch des Events berechtigen den Kunden nicht zum Anspruch auf Rückerstattung. Weist der Kunde bis spätestens 4 Wochen vor Eventbeginn durch Vorlage der relevanten Dokumente schriftlich nach, dass er das Event aufgrund nicht erteilter Einreisebewilligung (Visum) nicht besuchen konnte, obwohl diese rechtzeitig beantragt worden ist, hat er Anspruch auf volle Rückerstattung des bezahlten Gesamtpreises. Alle Stornierungen sind an folgende Email-Adresse zu richten: office@u-retreat.comBei der Rückerstattung werden die Bankgebühren/Bankspesen vom Gast gezahlt.

  1. Mitwirkung des Kunden

Der Kunde hat vor Antritt des Events eigenverantwortlich sicherzustellen, dass er gesundheitlich und körperlich fit genug ist, um am Eventprogramm teilzunehmen. Das Event ist nicht dafür ausgelegt, um die Teilnahme von Kindern oder Menschen mit Behinderungen zu ermöglichen. U-Retreat empfiehlt den Kunden dringend eine geeignete Reiseversicherung abzuschließen, die idealerweise die Folgen von Verletzungen, medizinische Notfälle, Rücktransport und Nichtantritt der Reise berücksichtigt und eine private Haftpflicht enthält.

 

  1. Änderung, Absage oder Abbruch des Events

7.1       Erreicht die Teilnehmerzahl 30 Tage vor Eventbeginn nicht die erforderliche Mindestteilnehmerzahl, ist U-Retreat berechtigt das Event abzusagen und wird den Kunden unverzüglich informieren. In diesem Fall wird der Gesamtpreis in voller Höhe rückerstattet, nicht jedoch die Kosten der Anreise, Flugtickets und andere verbunden Kosten und Spesen, die dem Kunden angefallen sind.

7.2       Fällt ein wesentlicher Eventbestandteil (Lehrer, Vortragender, Location, Caterer) vor Eventbeginn aus, hat U-Retreat das Recht, nach eigenem Ermessen, einen Ersatz zu finden oder das Event abzusagen. In diesem Fall wird der Gesamtpreis in voller Höhe rückerstattet, nicht jedoch die Kosten der Anreise, Flugtickets und andere verbunden Kosten und Spesen, die dem Kunden angefallen sind..

7.3       Änderungen oder Abweichungen einzelner Leistungen, die nach Vertragsabschluss notwendig werden, teilt U-Retreat dem Kunden unverzüglich mit. Soweit durch die Veränderungen der vereinbarte Leistungsumfang nicht wesentlich berührt wird, steht dem Kunden kein Anspruch auf Rückvergütung zu. Dazu gehören insbesondere Programmänderungen aufgrund von personellen Ausfällen, Verzögerungen, technischen Problemen oder Kapazitätsengpässen uä.

7.4       Bei Absagen, Änderungen oder Abbruch des Events aus Gründen Höherer Gewalt, insbesondere aufgrund von Wetterbedingungen, Krankheiten, Energie- oder Versorgungsengpässen, Elementarereignissen wie Feuer, Flut sowie Sturm, Unruhen, Währungsmangel usw.  kann U-Retreat nicht zur Verantwortung gezogen werden und erwirbt der Kunden keinen Anspruch auf Rückvergütung.

 

  1. Anweisungen und besondere Gefahrenhinweise.

Der Kunde wird dringend ersucht, allen Anweisungen und Sicherheitseinweisungen des U-Retreat Teams Folge zu leisten. Alle nachteiligen Folgen, die sich aus der Nichtbefolgung der Anweisungen ergeben, fallen in den Verantwortungsbereich des Kunden. Einige der Programmpunkte des Events können besondere körperliche Eignung voraussetzen und/oder ein erhöhtes Verletzungsrisiko beinhalten. Der Kunde nimmt diese Risiken im Zeitpunkt des Vertragsabschlusses ausdrücklich zur Kenntnis und stellt U-Retreat von allen Ansprüchen, die sich daraus ergeben können, insbesondere aufgrund von Beschädigung, Verletzungen, Todesfällen uä frei.

 

  1. Mitnahme von Tieren

Die Mitnahme von Tieren zum Event ist nicht gestattet.

 

  1. Gewährleistung

Der Kunde hat allfällige Mängel oder Reklamationen unverzüglich einem Mitglied des U-Retreat Teams oder U-Retreat selbst anzuzeigen, jedenfalls innerhalb von 7 Tagen nach Eventbeginn schriftlich an folgende Email-Adresse: office@u-retreat.com unter Beschreibung des Mangels; anderenfalls gilt die Leistung von U-Retreat und das gesamte Event als genehmigt und sämtliche Gewährleistungs- aber auch Schadenersatzansprüche sind verwirkt. Die Gewährleistung von U-Retreat beschränkt sich auf das Recht auf Verbesserung, Austausch oder Nachbringung des Fehlenden der mangelhaften Leistung.

 

  1. Haftungsausschluss

11.1     In Fällen leichter Fahrlässigkeit ist eine Haftung von U-Retreat und die ihrer Mitarbeiter, Auftragnehmer oder sonstigen Erfüllungsgehilfen für Sach-oder Vermögensschäden ausgeschlossen, gleichgültig ob es sich um unmittelbare oder mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn oder Mangelfolgeschäden, Schäden wegen Verzugs, Unmöglichkeit, positiver Forderungsverletzung, Verschuldens bei Vertragsabschluss, wegen mangelhafter oder unvollständiger Leistung handelt. Das Vorliegen von grober Fahrlässigkeit hat der Geschädigte zu beweisen.

U-Retreat haftet weiters nicht für verursachte Versäumnisse oder eine verspätete Erfüllung von Vertragspflichten, wenn diese auf Ursachen höherer Gewalt oder auf Ursachen, auf die U-Retreat keine Einflussmöglichkeit hat, zurückzuführen sind.

 

Schadenersatzansprüche gegen U-Retreat verjähren innerhalb von 3 Monaten ab Kenntnis von Schaden und Schädiger, spätestens aber 3 Jahre nach erbrachter Leistung, sofern sie in dieser Zeit nicht gerichtlich geltend gemacht wurden.

 

11.2     Location

Die Location darf nur für die Durchführung des Events und Unterkunft der Teilnehmer genutzt werden. Anstößige, belästigende, gefährliche oder illegale Handlungen sind dem Kunden streng untersagt, um jegliche Belästigung und Eventstörung für andere Eventteilnehmer, das U-Retreat Team und Location-Verantwortliche zu verhindern. U-Retreat behält sich das Recht vor, im Falle eines Verstoßes gegen diese Bedingung das Event für den betreffenden Kunden vorzeitig abzubrechen und ihm zu verordnen, die Location unverzüglich zu verlassen. In diesem Fall besteht weder ein Anspruch auf Rückerstattung des gezahlten Eventpreises noch anderer evtl. entstandener Folgeschäden auf Seiten des Kunden.

Darüber hinaus übernimmt U-Retreat gegenüber dem Kunden keine Verantwortung für das Verhalten anderer Eventteilnehmer.

 

11.3     Gesundheit

U-Retreat übernimmt keine Haftung für Verletzungen im Zuge der Nutzung der Location oder im Zuge von Aktivitäten während des Events. U-Retreat übernimmt ferner keine Verantwortung für die Folgen von Krankheiten, die evtl. während des Events auftreten können.

 

11.4     Vermögensgegenstände

U-Retreat haftet nicht für Verlust, Diebstahl oder Beschädigung von Gepäck, Wertgegenständen oder anderen persönlichen Gegenständen während des Events.

 

11.5     Eventstörungen

U-Retreat ist sehr bemüht, das Event für alle Teilnehmer so erholsam und angenehmen zu gestalten wie nur möglich und alle in seinem Kontroll- und Einflussbereich liegenden Störungen und Unterbrechungen zu vermeiden oder auf ein Mindestmaß zu reduzieren. U-Retreat übernimmt jedoch keine Verantwortung für Störungen und Emissionen (insbesondere Lärm-, Staub-, Schmutz- oder Geruchsbelästigung), die außerhalb seines Einflussbereichs liegen, wie sie insbesondere bei Umbau-, Grabungs- oder Renovierungsarbeiten in der Nähe der Location auftreten könnten.

 

  1. Urheber-und Leistungsschutz

Alle Leistungen von U-Retreat, einschließlich jener aus Präsentationen (zB Anregungen, Ideen, Skizzen, Konzepte, Textentwürfe, Programme, Dokumentationen etc), auch einzelne Teile daraus, Fotos, Abbildungen, einschließlich aller auf seiner Website angezeigten Informationen verbleiben im unbeschränkten Eigentum von U-Retreat, dürfen vom Kunden weder verändert, kopiert noch anderweitig verwendet werden.

Bilder, Beiträge, Inhalte und Texte, die von Vertragspartnern oder Dritten stammen, werden mit deren ausdrücklicher Zustimmung von U-Retreat verwendet.

 

  1. Datenschutz

 

Der Kunde wird darauf hingewiesen, dass im Rahmen der Anfrage, Angebotslegung und Vertragsabwicklung seine personenbezogenen Daten ermittelt, gespeichert und verarbeitet werden. Sämtliche personenbezogenen Daten werden im Zuge vorvertraglicher Maßnahmen und in Erfüllung des Vertragsverhältnisses von U-Retreat gemäß den Bestimmungen der jeweils gültigen Fassung des Telekommunikationsgesetzes samt Nachfolgegesetze iVm den anwenbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen automationsunterstützt gespeichert und verarbeitet.  Diese Daten werden von U-Retreat zum Zwecke der Weiterentwicklung, der Bedarfsanalyse, der Beratung des Kunden, der Verbesserung von Kundenbetreuung und Angeboten sowie Direktmarketingaktionen von U-Retreat verwendet.

 

Der Kunde erteilt diesbezüglich insbesondere seine Zustimmung, von U-Retreat zu Werbezwecken telefonisch, per e-Mail, SMS oder Telefax kontaktiert werden zu dürfen. Diese Zustimmung kann vom Kunden jederzeit gegenüber U-Retreat unter der Email -Adresse widerrufen werden: office@u-retreat.com

 

Alle weiteren Informationen und Details in Bezug auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten sind der Datenschutzerklärung auf der Website von U-Retreat zu entnehmen: www.u-retreat.com

 

  1. Schlussbestimmungen

14.1     Als Erfüllungsort gilt grundsätzlich der Sitz von U-Retreat als beiderseits vereinbart. Im Falle von Events, für die eine Vor-Ort-Betreuung vereinbart ist, gilt als Erfüllungsort der Ort, an dem das Event stattfindet.

14.2.    Als Gerichtsstand für sämtliche gegenwärtigen und zukünftigen Ansprüche aus oder in Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis gilt das für den Sitz von U-Retreat örtlich und sachlich zuständige österreichische Gericht als vereinbart. Für Rechtsgeschäfte mit Verbrauchern iSd § 1 Abs 1 Z 2 KSchG idgF gilt dieser Gerichtsstand nur insoweit, als er den zwingenden Bestimmungen des Verbraucherrechts nicht widerspricht.

14.3     Es gilt ausschließlich österreichisches Recht unter Ausschluss seiner internationalen Verweisungsnormen.

14.4     Die Gültigkeit der vorstehenden AGB wird nicht dadurch berührt, dass eine oder mehrere der Regelungen – gleich aus welchem Rechtsgrund – ganz oder teilweise unwirksam oder nichtig sein sollten. Für diesen Fall gilt eine der unwirksamen Regelung wirtschaftlich am nächsten kommende wirksame Regelung.

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